Communicatie met de centrale database
Naast de mogelijkheid van real time communicatie met de centrale database, is deze ook 365 dagen per jaar, 24 uur per dag, direct benaderbaar per e-mail. Een groot deel van het in- en uitgaande e-mail verkeer, met de rapportages als bijlage, is geagendeerd in een volledig geautomatiseerde rapportagekalender.
Voor het verzamelen van de periodieke gegevens wordt een rapportage-invoer set naar alle rapporterende eenheden gestuurd. Deze is bijgewerkt tot en met de laatst geconsolideerde periode. De laatste en lege kolom moet door het lokale management handmatig, of automatisch met een open interface, ingevuld worden. Het is mogelijk om ter toelichting teksten toe te voegen. Het document bevat controles waaraan de ingevoerde gegevens worden getoetst voordat ze definitief worden bevestigd.
Het document moet binnen een door u ingestelde tijd teruggestuurd worden. Bij overschrijding van die periode volgt automatisch een rappel. Per e-mail gaat het weer naar de centrale database. Daar worden de gegevens automatisch opgeslagen.
De uitgaande rapportages worden ook automatisch gedistribueerd. Daarnaast is het mogelijk om per e-mail rapportages op te vragen met afwijkende periodes of verschillende samenstellingen. Op deze wijze werkt iedereen met dezelfde informatie.
De communicatie met de centrale database wordt overigens gelogd. Alle in- en uitgaande bewegingen van personen, per datum en tijdstip liggen hierdoor vast.
